Samverkan för en Närmare vård

I maj 2019 träffades SKL:s nätverk för design av hälsa- och välfärdstjänster och som en del av sammanställdes erfarenheter av att jobba i samverkansprojekt. Sammanställningen är en utveckling av innovationsguidens modell och lyfter lärdomar, framgångsfaktorer och utmaningar som vi tror kan kan vara till nytta både för piloter och designteam i projektet Närmare.

Förankra

Förankra arbetsätt och ringa in utmaningar

Samsyn kring metod. Ett tydligt "hur"
- Samling kring arbetssätt och process skapar förutsättningar för team att byggas över org-gränser och minskar motstånd senare.

Samsyn kring nuläget och angelägenheten för arbetet (sense of urgency). Ett tydligt "varför?"
- Problem definieras ur användarens perspektiv (slippa dragkamp mellan olika verksamheters perspektiv)
- Koppling till nyckeltal/kostnader hos deltagande verksamheter.
- Ansvar/roller. Vad kan vi ta hand om? Vad kan andra ta? Alt vilka måste vara med?

Samsyn kring målet
- Vilken effekt vill vi uppnå hos användaren?

Samverkan
Tydlighet i uppdraget för arbetsgruppen: t ex vem representerar vi? Vad är vår uppgift på hemmaplan (t ex förankring) - Gemensamma beskrivningar för alfa involverade medarbetare - Deltar organisationerna på samma villkor? - Skapa verklig förståelse och kunskap om varandra (det räcker inte med att tro att vi vet) - Vilka är våra uppdrag? - Hur ser våra olika vardagar ut? (förutsättningar och begränsningar)

Upplägg/planering
Medvetenhet kring takt/tempo. (längre tid ger inte bättre resultat. Långsamt nog för flexibilitet, koncentrerat nog för fokus) - Tydlig tidplan tidigt, boka upp i kalendrar - Gemensam digital plattform

Beslutsgrupp: Få med samtliga som påverkas eller berörs från början.
- Rätt personer i rummet (vem kan tänkas beröras?)
- Förankrat hos ledning inom alla berörda verksamheter (både varför och hur
- Säkra, tydliga, uthålliga sponsorer

Arbetsgrupp: Medveten gruppsammansättning
- Personligheter som ser möjligheter i samverkan snarare än svårigheter
- Rätt kompetens/kunskap kring frågan från olika perspektiv
- Engagemang i frågan och människan
- Teammedlemmarna har rätt mandat inom respektive verksamhet
- Förutsättningar för att skapa tillit inom team. Sårbarhet > tillit > trygghet > mod (att ta i de svåra frågorna)
- Kärngrupp genom hela projektet

Organisationen:
- Förankra tillbaka till organisationen. Känn av och förstå var de olika verksamheterna är, värt lägga resurser på att se till att de är med och förstår vad teamet gör.

- Olika organisationskultur i deltagande organisationer
- Olika förväntningar och tillvägagångssätt hos deltagare från olika organisationer
- Medverkande vid projektstart inte tillräcklig kunskap om metod
- Projektmedel kan bli hinder om projektledare inte varit med vid ansökan
- Budget och finansiering för utveckling och förvaltning av samverkanslösning inte på plats innan projektet drar igång
- Inte tillräcklig höjd för flexibilitet i process, tid och budget
- Det kan vara svårt att få reda på vad som är gjort tidigare på andra ställen
- Att bädda för en smidig process är tidskrävande då man ofta måste gå via många chefer för att få med individer/resurser
- Bara de som verkligen vill göra sin röst hörd är med.

Utveckla

 

Arbetsgruppen deltar i undersöka-fasen
Att uppleva själv och höra från användare direkt slår all annan kunskap.
– Upplev empati för användaren genom att själva intervjua och observera, gå i användarens skor. Känn det användaren känner.
– Underlättar uppslutning kring användarens perspektiv och skapar djupt engagemang.
– Hjälper gruppen släppa verksamhetsperspektivet och ta gemensamt användarperspektiv.

Kommunicera
Var öppna och transparenta, bjud in och berätta på alla håll.
– Aktörer som inte aktivt deltar informeras. Underlättar fortsatt utveckling och implementering.

Bjud in och samskapa
Bjud in beslutsfattare och andra intressenter från alla berörda verksamheter längs vägen, även de som inte är aktivt deltagande i projektet T.ex.
– Medarbetare med i idgenerering
– Chefer/ledning med i prioritering av lösningadider – Eldsjälar med (inom o utom organisation)
– Se till att de som inte är med i alla fall inte är emot (erbjud tillfällig läktarplats).

Sluta diskutera, börja göra
– Iterera icler och prototyper, oenighet kring lösning är tecken på att det finns mer att förstå.
– Användaren med i process, hen har svaret när verksamheterna inte är överens.

Medvetenhet kring takt/tempo
– Fokustid tillsammans i arbetsgruppen ger kvalitet.
– Sprid inte över lång tid, ger möjlighet att fånga smått och stort och viktiga nyanser

Var konkreta
Formulera och paketera förståelse konkret
– Kvalitativa insikter, tydligt formulerade/dokumenterade hjälper gruppen att enas och stöttar i förankring i resten av organisation.
– Personas eller behovsgrupper används för att förenkla det komplexa och stöttar i kommunikation och utveckling.

Visualisera
Beskriv i bilder.
– Bilder beskriver t.ex. förhållanden, komplexa system, upplevelser och känslor med mycket större djup än några få ord.

- Olika beslutsnivå och engagemang i styrgrupp kan hindra framfart i process
- Otydlighet kring roller och mandat skapar frustration och stjäl tid
- Organisationer är inte gjorda för samverkan (otrampade stigar, inga naturliga vägar, det blir svårt, man jobbar i motvind)
- Det kan vara svårt attt behålla motivationen när man stöter på och hindras av satta strukturer

Implementera & förvalta

Fortsatt ägarskap och arbete kring utmaning och lösning

Samsyn
Samsyn kring resultat och införande/implementering
– Vem gör vad, vad ska göras i vilken organisation?
– Vem bekostar vad?

En tydlig plan
Ta fram och förankra en långsiktig implementeringsplan
– Jobba med tjänstekarta som kopplar på kundresa (önskat läge). Denna visar på hur organisationerna behöver jobba och samarbeta.
– Ta fram en plan för hur arbetet kontinuerligt hålls uppdaterat över organisationsgränser efter implementeringsfasen. – Etablera nya arbetssätt, självgående process, låt teamet ta ägarskap
– Jobba med förändringsledning
– Lösningar genomförbart långsiktigt, tex vid ekonomiska svängningar

Förankra och bygg engagemang
- Berätta om människor man talat med, beskriv genom storytelling, förmedla empatin vidare - Beskriv nyttan istället för att prata om siffror

Skapa en kultur av tillit och förtroende
- Uppmuntra testa-kultur
- Bygg vidare på medarbetarnas engagemang
- Möjliggör och uppmuntra samverkan och hjälpsamhet till vardags, i stort och smått
- Uppmuntra ifrågasättande och initiativ till utveckling och förbättring

- Olika beslutsnivå och engagemang i styrgrupp kan hindra framfart i process
- Otydlighet kring roller och mandat skapar frustration och stjäl tid
- Organisationer är inte gjorda för samverkan (otrampade stigar, inga naturliga vägar, det blir svårt, man jobbar i motvind)
- Det kan vara svårt att behålla motivationen när man stöter på och hindras av satta strukturer